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電子帳簿保存法が改正されたと聞きますが、中小企業に関係ありますでしょうか。

 2022年1月1日より、改正電子帳簿保存法が施行されています。2024年1月1日からは、申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務がある方全員が対応しなければなりません。

 本年1月1日、改正電子帳簿保存法(以下、電子帳簿保存法のことを電帳法といいます)が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、抜本的な見直しが行われました。

 今回の改正では、「電子取引」に関するデータの保存が義務化されており、大きな関心を集めています。

 電帳法は、20年以上前からあり、帳簿や決算関係書類等を電子的に保存することを認め、一定の要件のもとで優遇制度を定めるなどされてきました。

 本改正では、電帳法が定める保存制度のうち、電子取引の取引情報に係る電磁的記録(以下、電子データといいます)の保存方法について、これまで認めていたプリントアウトでの保存がなくなり、保存要件にしたがった電子データの保存が必要となりました。

 対象となる電子取引とは、取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。)の授受を電磁的方式により行う取引をいい(電子帳簿保存法2五)、いわゆるEDI(電子データ交換)取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含みます。)、インターネット上にサイトを設け、そのサイトを通じて取引情報を授受する取引等が含まれます。

 保存すべき電子データとは、請求書・領収書・契約書・見積書など、紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データです。受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。

 また、保存方法としては、①改ざん防止のための措置をとる、②「日付・金額・取引先」で検索できるようにする、③ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける、ことが求められます。

 ①の改ざん防止のための措置については、タイムスタンプ付与、履歴が残るシステムでの授受・保存といった方法がありますが、システムを導入するためには費用がかかります。そこで、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」ことでもよいとされています。国税庁のHPで規程例が掲載されていますので、参考になさってください。

 ②の検索機能の確保については、表計算ソフト等で索引簿を作成する方法、規則的なファイル名を付す方法などが挙げられています。

 小規模企業や事業者への負担を考慮し、2023年12月末までに行われた電子取引については、従来とおりプリントアウトして保存しておくことが認められています。

 よって、あと1年半の猶予はありますが、少しずつ準備をしていただければと存じます。

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